使用專利電子申請(qǐng)，加速內(nèi)部流程管理現(xiàn)代化

      2009年4月起，上海交達(dá)專利事務(wù)所陸續(xù)開始使用電子申請(qǐng)系統(tǒng)，并在國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局的大力推動(dòng)和幫助下，實(shí)現(xiàn)所有專利申請(qǐng)文件及流程手續(xù)均通過電子方式提交與接收。目前，上海交達(dá)專利事務(wù)所的專利電子申請(qǐng)率已達(dá)100%，名列《代理機(jī)構(gòu)專利電子申請(qǐng)率排行榜（2010年8月）》第五名。

　　電子申請(qǐng)是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，是我國實(shí)施知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略和信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。2010年2月10日，專利電子申請(qǐng)系統(tǒng)升級(jí)更新，從最早僅支持XML格式到同時(shí)支持多種格式文件遞交，上海交達(dá)專利事務(wù)所也經(jīng)歷了從紙件申請(qǐng)到電子申請(qǐng)一段較長時(shí)間的適應(yīng)過程，在此將使用中的體會(huì)總結(jié)如下：

　　一是新系統(tǒng)功能的增加、性能的改進(jìn)，使得人機(jī)交互更加方便、快捷。通過新上線的電子申請(qǐng)系統(tǒng)遞交專利申請(qǐng)后，下載到受理通知書和答復(fù)審查意見很快捷，加速了上海交達(dá)專利事務(wù)所內(nèi)部流程的調(diào)整，促進(jìn)了專利申請(qǐng)電子化管理的規(guī)范性，同時(shí)更加方便了上海交達(dá)專利事務(wù)所在業(yè)務(wù)流程上的管理和監(jiān)控。

　　二是電子申請(qǐng)軟件的操作界面簡(jiǎn)單、容易操作，通過閱讀電子申請(qǐng)用戶手冊(cè)和操作流程，便能在短時(shí)間內(nèi)學(xué)會(huì)使用電子申請(qǐng)軟件。在制作文件時(shí)，新系統(tǒng)提供了PDF、WORD和XML 3種格式，為申請(qǐng)人提供了多種選擇渠道。同時(shí)，電子形式的通知書更加便于復(fù)制、傳送和登記相關(guān)信息，省去了上海交達(dá)專利事務(wù)所留底掃描工作，避免了人工重新錄入而導(dǎo)致的差錯(cuò)。

　　三是專人負(fù)責(zé)電子申請(qǐng)的制作、發(fā)送、監(jiān)控和下載，效率更高。上海交達(dá)專利事務(wù)所通過專人專管，盡可能避免通知書的遺失、電子申請(qǐng)與紙件申請(qǐng)的后續(xù)處理流程不同所導(dǎo)致的混淆以及紙件通知書與電子通知書的不匹配等問題。

　　四是保持與國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局相關(guān)部門的溝通順暢與及時(shí)。在使用新系統(tǒng)時(shí)，要及時(shí)與國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局相關(guān)部門進(jìn)行有效溝通，做到發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題解決一個(gè)問題，以便更好地使用電子申請(qǐng)系統(tǒng)。

　　五是專利電子申請(qǐng)將是大勢(shì)所趨，各代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該順應(yīng)潮流，早日實(shí)現(xiàn)電子申請(qǐng)率百分之百。數(shù)據(jù)顯示，迄今為止，美國以電子方式提交的申請(qǐng)約占申請(qǐng)總數(shù)的88%；而電子申請(qǐng)走在最前列的日本，其2009年發(fā)明和實(shí)用新型專利電子申請(qǐng)率也達(dá)到97%。

    我國新改版的專利電子申請(qǐng)系統(tǒng)上線運(yùn)行后，其低碳、節(jié)能、快速、便捷等優(yōu)越性，成為了申請(qǐng)人和代理人的必然選擇。其推廣普及的意義不僅在于提高我國專利申請(qǐng)審批效率、降低社會(huì)成本，而且對(duì)于提高代理機(jī)構(gòu)的核心競(jìng)爭(zhēng)力意義非凡。相信更多代理機(jī)構(gòu)在使用電子申請(qǐng)系統(tǒng)的同時(shí)，也將提高該所業(yè)務(wù)流程的現(xiàn)代化管理水平。